Gestión de procesos: definición, métodos y objetivos

La gestión de procesos es el corazón de una empresa. Aquí es donde se decide si los procesos empresariales tienen éxito o no. Y, por tanto, también si una empresa puede tener éxito a largo plazo. Porque la gestión de procesos comprueba y evalúa el rendimiento y la optimización de todos los procesos. Qué se esconde exactamente tras la gestión de procesos, qué objetivos pueden alcanzarse y cómo puede ayudar el software de gestión de procesos.

Gestión por procesos: definición

La gestión de procesos abarca la aplicación y el control de todos los procesos imaginables dentro de una empresa. Por proceso se entiende una interacción coordinada de personas, máquinas y materiales en una secuencia específica que se repite constantemente y al final de la cual hay un producto o un servicio. Para RRHH, esto significa concretamente: al final de un proceso de RRHH hay un producto de RRHH, por ejemplo, una referencia del empleador.

Para poder gestionar los procesos, primero hay que identificarlos en la organización y, a continuación, diseñarlos e introducirlos. A continuación, todos los procesos introducidos se controlan en un proceso circular de gestión de procesos, se optimizan una y otra vez si es necesario y también se documentan.

El ciclo de gestión de procesos

La gestión clásica de procesos suele centrarse en procesos individuales y aislados que tienen repercusiones dentro de un departamento, por ejemplo. La gestión de procesos digitales, por el contrario, tiene siempre y sin excepción una visión holística de los procesos; también se habla de "visión interfuncional". Esto permite pensar y aplicar los procesos de principio a fin.

La gestión de procesos digitales es en sí misma un proceso permanente. Porque en las condiciones rápidamente cambiantes de la transformación digital, los requisitos de los procesos también cambian permanentemente. Y a un ritmo elevado.

Gestión de procesos frente a gestión de proyectos

Mientras que la gestión de procesos abarca los procesos permanentemente repetitivos y constantes dentro de una organización, la gestión de proyectos se ocupa de proyectos puntuales, limitados en el tiempo y completos en cuanto a contenido. ¿Qué tienen en común ambos procesos? Trabajan en todos los departamentos, a ser posible incluso en toda la empresa.

La gestión de procesos digitales, también llamada gestión de procesos empresariales (BPM), y la automatización de procesos abarcan conjuntamente todos los procesos de todo el entorno corporativo. Y, de este modo, impulsar también la digitalización y la normalización en el sector de los RRHH. La gestión de procesos hace que los procesos importantes sean transparentes y controlables para todos los empleados: las herramientas utilizadas analizan los procesos, descubren posibles puntos débiles y los eliminan. El efecto secundario positivo: aumenta la satisfacción de los empleados.

Tareas y objetivos de la gestión de procesos

La gestión de procesos no es un fin en sí mismo, sino una necesidad en la era de la digitalización para asegurar las oportunidades futuras de una empresa a largo plazo.

¿Cuáles son las principales tareas de BPM en este proceso? El primer paso consiste en identificar, describir y modelar los procesos existentes: un ejemplo típico para RRHH es el proceso de incorporación de nuevos empleados. El proceso de incorporación puede definirse perfectamente como un proceso de RR.HH. pertinente para la empresa y, con la herramienta adecuada, no sólo puede digitalizarse por completo, sino también automatizarse. Esto convierte el proceso en un flujo de trabajo que funciona sin problemas y alivia la carga de tiempo de los empleados implicados.

Además, la gestión de procesos también debe desarrollar, definir, introducir y controlar nuevos procesos. Además, el análisis y la revisión permanentes de todos los procesos es una tarea importante de la gestión de procesos, de la que a su vez deben derivarse y aplicarse las medidas de optimización necesarias.

La atención se centra en los siguientes 6 objetivos de gestión de procesos:

1. ser más rápido

Las empresas de hoy en día ya no pueden permitirse que sus nuevos empleados no sean productivos desde el primer día: un flujo de trabajo automatizado de incorporación en línea lo evita.

2. ser más rentable

Los errores y retrasos en las cadenas de procesos cuestan dinero. Basta con que los pasos del proceso que en realidad son correctos se ejecuten en el orden equivocado. Las herramientas de análisis pueden revelarlo rápidamente.

3. mejorar cualitativamente

Esto se aplica a sus productos, pero también a su marca de empleador. Si sus procesos de contratación funcionan de forma óptima, no sólo se benefician los candidatos, sino también RRHH: usted recibe más solicitudes.

4. ser más eficiente

Todos los procesos pueden optimizarse, incluso pequeños tornillos de ajuste pueden desencadenar un enorme efecto multiplicador, por ejemplo cuando se eliminan pasos superfluos del proceso.

5. aumentar la satisfacción de los empleados

Una gestión de procesos digitales que funcione no sólo demuestra a sus empleados que usted está a la vanguardia de la tecnología, sino que también hace que estén mucho más satisfechos y sean más productivos. Así lo demuestran los estudios actuales.

6. ser más flexible

Los procesos están sujetos a cambios constantes, expuestos constantemente a nuevas condiciones y retos. La gestión ágil de procesos puede ayudar en este sentido.

¿Por qué es importante la gestión de procesos?

La gestión de procesos no sólo ayuda a definir con claridad los flujos de trabajo, sino también a optimizarlos. Esto puede aumentar tanto la eficiencia de su empresa como la productividad de los trabajadores. La gestión estratégica de procesos adopta una visión a medio y largo plazo (de 5 a 10 años) y se dedica a procesos importantes para los objetivos estratégicos de la empresa. La gestión de procesos operativos tiene un horizonte temporal a corto plazo y se ocupa principalmente del control y la optimización de los procesos implantados.

Ventajas de la gestión por procesos

Las ventajas de la gestión de procesos son evidentes. Con una mayor eficiencia de los procesos empresariales, las organizaciones obtienen inestimables ventajas competitivas en un mundo de mercado cada vez más volátil y complejo. Cuando los procesos se conciben a escala de toda la empresa y de principio a fin, todas las áreas de la empresa salen beneficiadas.

La gestión de procesos garantiza la optimización permanente de todos los procesos: con este alto nivel de dinamismo y flexibilidad, las empresas se posicionan como orientadas al futuro y, por tanto, resultan muy atractivas para los trabajadores cualificados. En la gestión de procesos digitales, el uso de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (AM), en particular, multiplica con creces el potencial de optimización.

Gestión de procesos: métodos adecuados

En la gestión de procesos se utilizan distintos métodos: cuál es el más adecuado para su empresa depende de factores como la afiliación al sector y también el tamaño de la empresa.

Se utilizan métodos para comprobar, analizar y evaluar los procesos por su rendimiento cualitativo y cuantitativo. Esto se hace, por ejemplo, mediante cifras clave del rendimiento del proceso, que luego puede comparar con sus propias especificaciones (internas/externas).

Enfoque básico de la gestión de procesos en 4 pasos

1. identificar y seleccionar el proceso

No se puede someter inmediatamente todos los procesos al microscopio. Al principio, concéntrese en aquellos procesos en los que vea un gran potencial de optimización. Indicios de posibles problemas pueden ser los retrasos o largos tiempos de espera en un proceso de contratación o el mal funcionamiento de la gestión de ausencias. Si la optimización promete un éxito rápido, seleccione este proceso.

2. registrar y diseñar el proceso

Recurra a la ayuda de los empleados afectados, hágales preguntas y utilice también los ratios adecuados. A continuación, describa las etapas del proceso con la mayor precisión posible, primero en forma de texto y, después, visualícelas en un gráfico de progreso. Esto le dará una vista de pájaro.

3. evaluar y analizar el proceso

Ahora compruebe de nuevo sus representaciones y gráficos junto con las personas afectadas: ¿Se ha entendido y presentado todo correctamente? Haga las correcciones necesarias. A continuación, compruebe cómo puede optimizarse el proceso, dónde hay posibles errores, obstáculos o puntos débiles. ¿Son acaso superfluos los pasos individuales? Quítalos. Lo ideal es que el proceso sea siempre idéntico, por lo que hay muchas razones para digitalizarlo en el siguiente paso y automatizarlo mediante software.

4. optimizar el proceso

El proceso recién establecido también debe comprobarse periódicamente en cuanto a su funcionalidad y valores de rendimiento. Porque toda optimización de procesos debe ahorrar costes, acortar la duración del proceso o mejorar la calidad. Para ello puedes utilizar herramientas digitales.

Gestión ágil de procesos

La agilidad es la capacidad de las empresas para reorientar sus procesos empresariales, sus empleados y su modelo de negocio de forma ordenada y planificada. En la gestión de procesos, agilidad no significa pura velocidad si ésta no redunda en objetivos empresariales relevantes. La encuesta IDC Agility Benchmark Survey de octubre de 2020 muestra que las empresas ágiles no solo aumentan su rentabilidad significativamente más que las estáticas, sino que también están más de un 10% por encima de la media del mercado a la hora de atraer a nuevos empleados.

Para el 57% de las empresas encuestadas, el software de automatización de flujos de trabajo es la principal palanca para la agilidad. Lo que a su vez conduce a una flexibilidad extrema en la gestión de los procesos. Y la flexibilidad de alto nivel permite responder con rapidez a los cambios: su empresa sigue siendo resistente.

Software de gestión de procesos

Software de gestión de procesos hay de todo. No es de extrañar, ya que más de la mitad de las PYME alemanas ya utilizan herramientas para gestionar sus procesos empresariales. La gama de productos abarca desde sencillas herramientas de mapeo de procesos, como Microsoft Visio, hasta software que ofrece ayuda tecnológica, especialmente en el análisis de procesos ya establecidos con minería de procesos, como el Business Suite de Celonis.

La gran solución la ofrecen las plataformas de flujo de trabajo, en las que los procesos no sólo pueden modelizarse, sino también digitalizarse directamente mediante las llamadas herramientas de bajo código/sin código. Por cierto, los usuarios no necesitan necesariamente conocimientos de programación para ello.

A la hora de elegir un software de gestión de procesos adecuado, lo primero que hay que saber es qué se quiere conseguir con su implantación. ¿Debe limitarse a la documentación de los procesos? ¿Le interesa generar flujos de trabajo? ¿Desea utilizar la minería de procesos para extraer hasta el más mínimo detalle de sus datos?

Tenga en cuenta que su decisión siempre tiene un fuerte impacto en toda la empresa: los costes que pueden parecer demasiado elevados a primera vista se relativizan rápidamente. Asegúrese de comparar varias soluciones. E implicar a los principales responsables de los distintos departamentos en el proceso de evaluación y selección.