¿Cómo redactar una carta de despido?

El despido de un empleado, ya sea permanente o temporal, nunca es un proceso agradable, pero desgraciadamente ocurre con demasiada frecuencia en el lugar de trabajo. Los responsables o expertos en recursos humanos pueden enviar una carta de despido a los empleados en caso de que una empresa tenga que hacer algún ajuste. Es posible que quieras saber más sobre cómo crear una carta de despido sólida si eres un director de recursos humanos o un experto que se ocupa de despidos dentro de una empresa.

Los despidos no sólo son consecuencia de un declive de la actividad empresarial o de otra circunstancia que obligue a reducir drásticamente las nóminas. Las organizaciones pueden tener que reducir su tamaño o reorganizarse, lo que exige trasladar o reducir el número de departamentos o empleados. El proceso debe terminar con una carta en la que se informe de la decisión a los empleados afectados. Esta carta, cuidadosamente redactada, proporciona información importante. En este artículo se explica el "cómo" y el "por qué" de redactar una carta de despido, entre otras cosas.

¿Qué es una carta de despido?

Una carta de despido es una declaración formal que se entrega a un empleado al que la empresa despide. Las empresas entregan cartas de despido a los trabajadores para explicarles los cambios y darles información sobre la situación. La información de las cartas de despido varía en función del tamaño de la empresa, el número de empleados y la ubicación tanto de la empresa como de los empleados. Una empresa se protege siguiendo unos requisitos legales específicos a la hora de realizar despidos. Para ello, debe notificarlo por escrito a los empleados afectados. 

Las demandas y especificaciones de un empleado incorporan una carta de despido: 

• Beneficios 
• Herramientas y equipos proporcionados por la empresa 
• Cuándo entran en vigor los cambios

Finalidad de una carta de despido 

Independientemente del tamaño de su empresa, debe enviar una carta a los empleados afectados. La carta es el documento ideal para exponer las motivaciones de la decisión, ya se trate de un despido temporal o definitivo. A continuación se exponen algunas razones por las que las cartas de despido son cruciales.

1.Explica las cosas al empleado
Las cartas de despido comunican todos los hechos cruciales, como la justificación de la decisión, la fecha del despido, las condiciones del salario y la indemnización, y lo que ocurrirá después. Los empleados pueden consultarla siempre que quieran porque está por escrito.

2.Todos son informados
Que todos los empleados afectados reciban cartas garantiza que todos reciban la misma información. Esta coherencia en la comunicación reduce la probabilidad de que se propaguen rumores y cotilleos.

3.Legislación laboral
Según la legislación laboral de muchos países, los empleados deben ser notificados por escrito de su despido permanente o temporal. Se trata de un componente crucial de cualquier estrategia global de recursos humanos (RRHH). Entiende el procedimiento completo de despido en tu país o zona antes de escribir una carta de despido, y asegúrate de que todo lo que haces es moral y legalmente correcto.

Pasos para redactar una carta de despido

Las cartas enviadas tras un despido son herramientas cruciales para mantener el contacto con los empleados. Estas directrices te ayudarán a redactar una carta de despido que informe eficazmente a los empleados afectados y les proporcione toda la información que necesiten:

1. Utilice una plantilla
Utilizar un modelo de carta de despido puede garantizar que su procedimiento de despido sea coherente. Además, le ayudará a minimizar errores u omisiones al notificar el despido a los empleados. Si utiliza un modelo de carta, compruébelo dos veces.

2. Diríjase al empleado
Si se dirige al empleado por su nombre, podrá comprobar que la carta de despido llega a las personas adecuadas. Personalizar las cartas tiene la ventaja adicional de hacerlas parecer un poco más genuinas y significativas. El empleado se sentirá respetado como individuo único y que ha aportado un significado a la empresa.

3. Incluya toda la información
Una carta de despido debe proporcionar toda la información posible. Por ejemplo, la fecha y hora de las reuniones previas a la decisión de despedir, junto con la justificación de la decisión. Intente abordar en la carta cualquier cuestión planteada por el empleado en relación con el procedimiento de despido, explicando su respuesta y las pruebas que la respaldan. Sea todo lo minucioso que pueda, pero asegúrese también de revisar las políticas de RR.HH. existentes por si hubiera que aclarar algo o tratarlo de forma individual.

4. Establezca un contexto
Los empleados entenderán que la decisión de despido no es culpa suya. Si proporciona contexto. Incluya elementos como el estado actual de la economía, cualquier otra medida que haya tomado antes de recurrir a los despidos y los motivos empresariales de la cuestión, como la reestructuración.

5. Sea directo y conciso
No suavice la frase más importante de la carta, que anuncia el despido inminente del empleado. Informa al trabajador en lenguaje llano de que su puesto va a ser eliminado. A partir de ese momento, escriba en un lenguaje sencillo y basado en hechos, exponiendo los detalles del despido y las etapas siguientes. Esto facilitará la comprensión y reducirá la posibilidad de errores de comunicación.

6. Indique los detalles de la nómina y la indemnización por despido
Asegúrese de calcular con precisión y notificar a los empleados todas las indemnizaciones que se les adeudan de acuerdo con sus contratos de trabajo. Hágales saber si estos pagos son en importes brutos o netos y cuándo se espera que se realicen.

7. Reconoce sus logros
Añade unas palabras amables de agradecimiento por todo lo que el empleado ha hecho por tu empresa para terminar la carta. En la medida de lo posible, dedícaselas a él en concreto, utilizando instancias que demuestren empatía, y concluye con una sentida despedida. Aunque no parezca lo más importante que mencionar en la carta, hacerlo aporta una auténtica sensación de cierre.

8. Facilite sus datos de contacto
Por último, pero no por ello menos importante, asegúrese de añadir su nombre completo y su información de contacto. El empleado puede tener muchas preguntas una vez que reciba la carta, y necesita saber cómo puede ponerse en contacto con usted. También debe incluirse la información de contacto de RR.HH.

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Modelo de carta de despido 

Antes de redactar una carta de despido, asegúrate de que conoces los elementos que debe contener desde el punto de vista de la legislación laboral. Antes de diseñar sus propias plantillas, asegúrese de que su empresa ya dispone de algunas. Sin embargo, una carta de despido se parecerá a lo siguiente:

Conclusión

Para ser eficaces, las cartas de despido deben lograr un equilibrio entre ser precisas, respetuosas y compasivas con el individuo. Pretenden ser educativas y, en la medida de lo posible, calmar las preocupaciones del empleado. Asegúrese de que sus cartas de despido son coherentes y, cuando sea necesario, pida consejo a otros colegas y especialistas de RRHH. La forma más fácil para un directivo o una organización de poner fin al empleo de alguien de forma educada y sin ambigüedades es mediante una carta de despido. Por ello, aunque la ley no le obligue a hacerlo, es una buena práctica porque demuestra la consideración que usted o su organización tienen por sus empleados.

Preguntas frecuentes

1. ¿Por qué es importante una carta de despido?
Porque reconoce la intención del empleado de abandonar la organización y le libera de sus obligaciones, una carta de relevo es crucial. Si alguna de las partes quiere referirse posteriormente al registro escrito de una empresa aceptando una renuncia, puede ser crucial tenerla.

2. ¿Es obligatorio recibir una carta de relevo?
Es obligatorio que su antiguo empleador le envíe una carta de dimisión. Asegúrese de recibir la carta de dimisión cuando le trasladen a un nuevo puesto. Si el candidato ya no tiene carta de relevo, muchas agencias de prestigio ya no le mantendrán en su puesto; la elección no se decide durante la entrevista.3. ¿Qué constituye una causa importante de despido?
El recorte de costes, la reducción de plantilla, la deslocalización, las compras y las fusiones son las causas más frecuentes de despido. En lugar de rescindir los contratos de sus empleados, los empresarios tienen varias opciones.